Istruzioni e sicurezza

Tutte le informazioni utili all'utilizzo di Our Whistleblowing: domande frequenti riguardanti le funzioni dell'applicativo e video tutorial per segnalatori e aziende.

Tutorial 1 - Segnalazione anonima

Tutorial 2 - Segnalazione confidenziale

Tutorial 3 - Verifica segnalazione

FAQ

Our Whistleblowing è una piattaforma che offre un canale sicuro e anonimo per segnalare comportamenti illegali, fraudolenti o non etici all’interno di un’azienda. Sia i segnalatori anonimi che quelli registrati possono utilizzare questa piattaforma per contribuire alla trasparenza e all’integrità aziendale.

Puoi utilizzare la piattaforma sia come segnalatore anonimo che registrandoti come utente. Registrandoti, avrai accesso a un elenco delle tue segnalazioni e potrai scegliere se segnalare in modo anonimo o confidenziale.

Puoi segnalare comportamenti che ritieni possano ledere l’interesse dell’azienda, come illeciti amministrativi o contabili, illeciti relativi alla sicurezza, alla protezione dei dati personali, abuso di potere, comportamenti non etici o poco trasparenti. Tuttavia, non è consentito segnalare basandosi solo su sospetti o rivendicazioni personali.

Puoi inviare una segnalazione seguendo questi passaggi:

  • Accedi alla piattaforma Our Whistleblowing.
  • Seleziona la sezione “Invia una segnalazione”.
  • Compila il modulo con le informazioni richieste.
  • Invia la tua segnalazione. Puoi scegliere di farlo in modo anonimo o, se sei registrato, in modo confidenziale.

Sì, Our Whistleblowing consente di fare segnalazioni in modo anonimo. Questo garantisce che i segnalatori siano protetti dalla legge e possano segnalare senza il timore di conseguenze personali.

Dopo aver inviato una segnalazione, l’azienda ha 7 giorni per prenderla in carico e aprire una pratica. Successivamente, l’azienda ha 3 mesi per esaminare attentamente la segnalazione e darti un riscontro.

Puoi controllare lo stato della tua segnalazione, verificare se è stata presa in carico e ricevere messaggi relativi al contenuto della segnalazione da un responsabile incaricato. Dovrai inserire il codice segnalazione fornito dopo l’invio.

Se sei un’azienda registrata, puoi accedere alla tua area riservata inserendo le credenziali nella sezione “Accedi”. Se non hai ancora registrato la tua azienda, puoi farlo nella sezione “Registrati”.

I responsabili aziendali sono incaricati di gestire le segnalazioni ricevute. Devono fornire un avviso di ricevimento entro 7 giorni dalla data di ricezione, mantenere il contatto con il segnalatore, procedere diligentemente con le segnalazioni e fornire una risposta entro 3 mesi dalla ricezione dell’avviso o dalla scadenza dei 7 giorni dalla presentazione della segnalazione, se l’avviso non è stato ricevuto.

Sì, puoi inviare messaggi al responsabile incaricato della tua segnalazione per richiedere ulteriori informazioni, segnalare dati non corretti o aggiungere ulteriori dettagli utili alla corretta interpretazione della tua segnalazione.

Nell’area aziendale, puoi visualizzare tutte le segnalazioni ricevute, controllarne lo stato, inviare messaggi ai segnalatori e visualizzare le loro risposte. Puoi anche assegnare responsabili diversi a diverse tipologie di segnalazioni.

Sì, anche se ti registri, hai la possibilità di inviare segnalazioni in modo anonimo. Il sistema ti consentirà di scegliere se desideri che la tua segnalazione sia identificata o rimanga anonima. La registrazione ti offre la flessibilità di decidere come vuoi procedere.

I tuoi dati personali sono gestiti in modo sicuro e riservato. L’accesso ai tuoi dati è limitato ai responsabili aziendali e al personale incaricato di gestire le segnalazioni. Se invii una segnalazione anonima – e puoi farlo anche da utente registrato – nessuno potrà mai risalire alla tua identità, nemmeno l’azienda o il responsabile incaricato.

Our Whistleblowing si impegna a tutelare la privacy e la sicurezza dei dati attraverso robuste misure di sicurezza, tra cui la crittografia end-to-end. Questo significa che tutte le informazioni inviate attraverso la piattaforma sono crittografate e archiviate in modo che solo l’azienda possa accedervi. Questo assicura che nessun terzo possa accedere alle informazioni dei casi.

Our Whistleblowing adotta il principio di Privacy by Design fin dal processo di sviluppo. Questo significa che la privacy e la sicurezza sono elementi centrali sin dall’inizio e non sono considerati come un’aggiunta successiva. Utilizziamo tecnologie di rafforzamento della privacy (PET) e misure organizzative per garantire un alto livello di sicurezza per le informazioni sensibili.

Our Whistleblowing utilizza la crittografia end-to-end (E2EE) per garantire la massima privacy nelle comunicazioni attraverso la piattaforma. Le informazioni sono crittografate con una chiave univoca dell’azienda e decifrate solo nel browser. Questo protegge le informazioni sia in transito che a riposo e assicura la conformità alla normativa Schrems (GDPR).

Our Whistleblowing protegge l’accesso all’hub di segnalazione con password e offre l’opzione di autenticazione a più fattori per un ulteriore livello di sicurezza. Gli utenti e i consulenti esterni devono ottenere autorizzazioni specifiche per accedere a determinati contenuti o eseguire operazioni aggiuntive. Inoltre, il sistema consente di limitare l’accesso ai casi solo alle persone autorizzate, sia in base ai singoli individui che alle categorie.

Our Whistleblowing è progettato per garantire la trasparenza sia per i segnalatori che per i gestori delle segnalazioni. I segnalatori possono accedere anonimamente alla comunicazione in qualsiasi momento, anche se la segnalazione è anonima. Inoltre, è possibile accedere al registro delle attività per monitorare le azioni dei gestori delle segnalazioni.